Hos ØENS Virksomhedsadministration har de via digitalisering fået mere tid til det, der reelt skaber værdi og glæde for dem og deres kerneforretning: ‘Personlig rådgivning og dét at dyrke de nære relationer’.
Ved at bruge Kontolink til at automatisere indsamling af bilag og matching med banken, sparer ØENS Virksomhedsadministration hver dag tid på bogføringsarbejdet, som de i stedet kan bruge på deres kunder.
Sebastian Bøving Jacobsen er ‘Virksomhedskonsulent og Partner’ hos ØENS Virksomhedsadministration. Her hjælper han bl.a. virksomheder med deres regnskaber, indberetning af moms og optimering af bogholderiet.
For halvandet år siden begyndte han at bruge Kontolink til at effektivisere indsamlingen af bilag fra deres kunder:
“Tidligere brugte vi meget tid på at rykke vores kunder for de bilag, der manglede til regnskabet. Mange af vores kunder plejede også at samle deres kvitteringer løbende i en æske, hvilket vi bagefter brugte lang tid på at indscanne og manuelt indtaste i regnskabsprogrammet. Det slipper vi heldigvis for i dag, hvor Kontolink gør det automatisk,” fortæller Sebastian.
I dag vælger ØENS Virksomhedsadministration at få 9 ud af 10 af deres kunder på Kontolink, da det minimerer spildtid på bilagshåndteringen.
Bilag bliver løbende hentet fra mobilapp og e-mails
Når kunderne er oprettet i Kontolink, bliver bilagene indsamlet løbende til Sebastian og hans kolleger i ØENS Virksomhedsadministration. Kunderne videresender nemt deres e-mails med fakturaer og bruger Kontosnap på mobilen til at tage billeder af kvitteringer, så alle bilag hele tiden ligger klar i Kontolink.
“Der er meget tid at spare ved at automatisere de administrative processer. Med Kontolink bliver kundeindbetalinger automatisk godkendt, bilagene bliver indsamlet og automatisk matchet med banken – også når det gælder bilag med udenlandske valutaer.
I dag foregår meget af vores bogføringsarbejde uden om regnskabsprogrammet, da vi styrer regnskabet gennem andre systemer, der så videresender data til e-conomic. Her er det også dejlig nemt, at Kontolink automatisk afstemmer de posteringer, der bliver overført fra andre steder, så vi ikke skal godkende posteringer to steder.”
ØENS Virksomhedsadministration er en del af ØENS Rådgivningshus
ØENS er et samarbejde og forretningsfællesskab mellem ØENS Advokatfirma, ØENS Ejendomsadministration og ØENS Virksomhedsadministration. ØENS tilbyder professionel og personlig rådgivning, administration og juridisk støtte til ejendomme, andels- og ejerforeninger og virksomheder. ØENS beskæftiger over 70 medarbejdere og er lokalt forankret på Amager i København.
Om Kontolink
Kontolink er en app, der gør det nemt for små virksomheder at lave regnskab og få styr på deres bilag. Kontolink indsamler bilag fra e-mail, billeder på mobilen og andre kilder, som automatisk matcher dem med banktransaktioner. På den måde er det nemt at bogføre med ét klik/swipe. Mobilappen Kontosnap aflæser dato, beløb og tekst på kvitteringer, så det manuelt ikke skal indtastes. Alle bilag bliver opbevaret sikkert og kan altid søges frem igen, hvis der er behov for det.