Digitalisering er vejen frem for landsdækkende anlægsgartner
Med en medarbejderstab på 140 personer med flere forskellige nationaliteter og et behov for at registrere alt fra aktive arbejdstimer, køretid og overarbejde til materiale- og maskinforbrug, har det været essentielt for det landsdækkende anlægsgartnerfirma BF Anlæg at have et fleksibelt timeregistreringssystem, der kunne støtte deres arbejdsdag og ambitioner for fremtiden. Dét fandt de i tidsregistreringssystemet Intempus med integration til økonomisystemet Uniconta.
BF-Anlæg har i næsten 30 år tilbudt en bred vifte af haveanlægstjenester, herunder haveplanlægning, hækklipning, græsslåning, beskæring af træer og buske samt anlæg af terrasser, stier og haver samt boldbane- og stadionpleje til både private og erhverv. I dag rummer virksomheden 140 medarbejdere fordelt på 3 afdelinger i hhv. Viborg, Randers og Køge, hvorfra deres erfarne teams af anlægsgartnere arbejder med at skabe, rådgive, servicere og vedligeholde anlæg for kunder over hele landet.
I starten af 2021 overgik de til Intempus med integration økonomisystemet Uniconta, fordi de havde brug for at lette de manuelle arbejdsgange forbundet med timeregistrering og lønkørsel, og fordi det skulle være lettere at håndtere de mange projekter, som deres timelønnede medarbejdere arbejder på. Det fortæller Lise Munch Kjeldsen, som er HR- og Marketing-ansvarlig hos BF-Anlæg.
“Før Intempus blev en del af virksomheden, sad jeg med kæmpe stakke papirer, mails og sms’er fra medarbejderne, der skulle sorteres, så vi havde brug for et system, der kunne gøre timeregistreringen nemmere og mere overskuelig. Det fik vi med Intempus med integration til Uniconta”, fortæller hun.
Desuden havde de brug for et system, der kunne håndtere flere sprog, fordi flere af deres medarbejdere er polske. Så før de overgik til Intempus brugte de relativt lang tid på at forklare de polsk-talende medarbejdere, hvad de forskellige begreber på lønsedlerne betyder. Den tid er sparret nu.
Moderne løsning til en gammeldags branche
Det er er vigtigt at være opmærksom på at tilpasse sig til en mere moderne, digital verden – måske særligt for anlægsvirksomheder, fordi anlægsbranchen generelt er en gammeldags branche. Her er digitale systemer til håndtering af administrationen og de daglige arbejdsgange en oplagt vej at gå. Det har i hvert fald været BF-Anlæg’s oplevelse, hvor de har mærket, hvordan løsningen fra Intempus og Uniconta har gjort datahåndtering nemmere samt understøttet deres vision om at blive en moderne anlægsforretning:
“Hvis man vil drive en sund forretning, så er vejen frem at få styr på sine data. Og det indebærer at få nogle systemer, der kan snakke sammen og hjælpe med at minimere fejl og manuelle arbejdsgange. Vores integration mellem Intempus og Uniconta gør, at det indberettede arbejde nemt kan overføres direkte til regnskabssystemet med få klik, så man kan hele tiden holde status på de forskellige projekter,” siger Lise.
Fleksibel løsning, der kan tilpasses de forskellige godkendere
Både medarbejderne og de afdelingsledere, der skal godkende det indberettede arbejde, har taget systemet til sig, fortæller Lise:
“Jeg oplever sjældent at få spørgsmål til systemet fra medarbejderne, fordi det er så brugervenligt. Måden de nemt kan registrere timer og materialer på de forskellige projekter er meget ligetil, og det fungerer uanset om det er vores danske eller polske medarbejdere, der går på projekterne,” fortæller Lise.
De forskellige afdelingslederne kan have forskellige ønsker om filtrering af indberetningerne, projekterne eller medarbejderne i forbindelse med deres godkendelsesprocess. Men med muligheden for at lave filtre og bogmærker i systemet, har det ikke været et problem at imødekomme de forskellige behov.
“Jeg har stor forståelse for, at de forskellige afdelingsledere kan have forskellige behov for, hvad der skal vises i systemet, når de skal ind og godkende eller planlægge. Så jeg plejer at spørge dem: “hvad har du brug for?”, og derefter viser jeg dem, hvordan man ved at lave filtre og bogmærker, nemt kan få den skræddersyede visning af systemet. Og så går det hurtigt op for dem, hvor smart det er, og så spiller det bare derfra”, forklarer Lise.
Løsningsorienteret support, der bringer virksomheden fremad
Når der blandt de administrationsansvarlige eller medarbejderne er spørgsmål eller ønsker til systemet, som de umiddelbart ikke selv kan finde en løsning på, er de altid blevet mødt af en løsningsorienteret support:
“Opstår der spørgsmål, vi ikke selv kan finde svar på, ved jeg, at jeg altid kan ringe til jeres support, som kan finde en løsning på at fremskaffe de data, vi har brug for. For det er de vej det går: vi bliver mere og mere datadrevne, og vi har selvfølgelig behov for et system, der kan tilpasse sig dét. Og her oplever jeg altid, at supporten vil hjælpe. Jeg oplever også at supporten har kommet med løsningsforslag, der skubber os endnu mere i den rigtige retning“, afslutter Lise.
Leverandør på DigiMatcher
Intempus er en de leverandører, som er tilgængelig på DigiMatchers platform.
Det betyder, at du som virksomhed kan blive matchet med Intempus, hvis du ønsker et tidsregistreringssystem, der kan integreres med dit løn- og regnskabssystem.
Find ud af, hvilket system der passer bedst til din virksomhed her 