Et effektivt og værdiskabende regnskabssetup består ofte af forskellige systemer, der til sammen kan gøre det lettere og mere overskueligt for dig at drive din virksomhed. Systemer er nemlig med til at skabe grundstenene og danne rammerne for din økonomi, så du kan træffe de bedste beslutninger for din virksomheds vækst og udvikling.
Teamet bag DigiMatcher
Der er mange måder, at du kan effektivisere dine arbejdsgange på, når det kommer til din økonomi ift. at etablere et godt regnskabssetup.
Måden at håndtere økonomi på (som bogføring, regnskab, løn mm.) kan se meget forskelligt ud fra virksomhed til virksomhed. Der kan altså være stor forskel på hvor mange processer, der skal optimeres og digitaliseres i netop din situation. Og husk på, at du sjældent får det mest optimale setup, ved blot at vælge de samme systemer, som én fra dit netværk anvender.
Samtidig er der også stor forskel fra branche til branche, når økonomifunktionen skal digitaliseres. Vi vil derfor anbefale, at du først skitserer, hvordan din virksomheds regnskabssetup er nu eller hvordan det skal opbygges, så det bliver nemmere for dig at gennemskue, hvad du f.eks. mangler for at få et godt regnskabssetup.
Hvad kan et regnskabssetup indeholde?
Vi vil gerne give dig indsigt i, hvordan et regnskabssetup kan automatiseres samt hvilke delelementer, der kan understøtte din virksomheds økonomi. Det er selvfølgelig ikke ens i alle virksomheder og brancher, men alligevel kan det måske inspirere dig. Der er nemlig nogle grundelementer, som flere virksomheder har til fælles.
Lad os kigge nærmere på følgende delelementer:
- Omsætningskanaler
- Bilagshåndtering
- Lønhåndtering
- Rapportering
- Projektstyring
- Lagerstyring
Omsætningskanaler
Når vi taler om omsætningskanaler, handler det om, hvordan du håndterer og modtager din omsætning.
Udover selve omsætningskanalerne, som er et touchpoint med dine kunder, skal du også gøre dig overvejelser om, hvordan du ønsker opsætningen i forhold til indbetalingerne, samt hvordan dine rykkerprocedurer skal fungere ved manglende betaling fra dine kunder.
Omsætningskanalerne kan være en manuel kundefaktura, kasseapparat, webshop mfl., hvor der for hver kanal, kan være forskellige systemer til at håndtere dette. Det er dyrt at vælge de forkerte systemer fra start af, da det både koster penge og mange ressourcer.
Som du nok har bemærket, når du søger på Google eller spørger dit netværk, findes der i dag et enormt udvalg af digitale værktøjer på markedet, som alle kan håndtere forskellige arbejdsgange. Men vi ved godt, at det kan være vanskeligt at overskue – at det kan være svært at sammenligne systemerne med hinanden.
Bilagshåndtering
Der er mange måder at behandle dine bogføringsbilag på – og lige så mange hjælpemidler. Det er derfor vigtigt, at du definerer, hvordan du ønsker dine bilag håndteret samt hvilken fremgangsmetode, der giver bedst mening, som f.eks. intern godkendelse af bilag mv.
Du skal vurdere, i hvor høj grad du ønsker automatisering af processen, herunder automatisk betaling af fakturaer og håndtering af komplekse workflows internt.
Det kan også være en mulighed at få aflæst data fra bilaget til bogføringen og dermed få det arkiveret digitalt i regnskabssystemet, når fakturaen er betalt.
Nu tænker du måske: “Behøver jeg at håndtere mine bilag digitalt?”
JA, snart skal du! For hvis du ikke har hørt det endnu, sker der ændringer i bogføringsloven fra 2023, som betyder, at alle bilag skal bogføres digitalt. Derfor kan du allerede nu forberede dig på at finde det rette system til dette.
Lønhåndtering
Når det kommer til lønhåndtering og valg af system, skal du gøre dig overvejelser om, hvorvidt om du ønsker at håndtere løn internt, samt i hvilket omfang dine medarbejdere skal involveres i processen.
Et konkret eksempel kan være, at du ønsker, at medarbejderne selv skal indlevere timerne til godkendelse direkte i lønsystemet, eller modsat ønsker et projektstyringssystem, der automatisk kan levere timerne til lønsystemet. Derudover findes der flere lønsystemer, hvor medarbejderne selv løbende kan holde sig opdateret om deres egen ferie og afspadsering – og hvor de også digitalt kan anmode om ferie. Det betyder f.eks., at lederen eller den lønansvarlige kan firgøre en masse tid på administration og derved bruge tiden mere fornuftigt.
Rapportering
Netop dette element er meget interessant, hvis du gerne vil optimere din måde at rapportere på – i stedet for f.eks. at bruge en masse unødvendig tid på at kigge saldobalancen igennem.
Saldobalancen giver selvfølgelig meget af den information, du har brug for, men rapportering kan også serveres på mange andre effektive og indsigtsfulde måder. Vi ved også, at mange ikke har de rigtige kendskaber eller som mangler viden om, hvordan en saldobalance skal læses og forstås. Her er det endnu mere relevant at finde et værktøj, der kan give indsigt i økonomien – og rapportering.
Der vil altid være bestemte nøgletal, som du ønsker at kende om din virksomhed. Det kan tænkes, at du vil sammenligne dine tal med andre i branchen eller at du drømmer om smarte dashboards, som er up-to-date og kan deles internt/eksternt. Derved kan medarbejdere, ledere, investorer mfl. få indsigt i og kendskab til hvordan, der performes på tværs i virksomhed.
Projektstyring
Med et projektstyringsværktøj får du struktur og overblik over din tid og dine projekter. Det er et helt uundværligt værktøj ift. at optimere dine interne processer, planlægge og følge med.
Du får et bedre analysegrundlag med indsigt i, hvordan du skal udvikle din virksomhed: ”Hvilke projekter tjener vi penge på, og hvilke skal vi helst undgå at sige ja til fremover?” Derved kan du nemmere forholde dig til økonomien for de forskellige projekter mv.
Systemet vil også hjælpe dine medarbejdere ift. at registrere deres tid direkte på projekterne, så du får bedre styring internt.
Når du kigger på økonomien for de tidligere projekter, får du også et retvisende grundlag for den fremtidige tilbudsgivning ved lignende projekter/sager.
Lagerstyring
Lagerstyring er med til at skabe et bedre overblik og alle dine varer på lageret. Systemet skaber et samspil mellem dine købte og solgte varer, så lagerbeholdningen automatisk bliver opdateret.
Du undgår derfor at få solgt varer, der ikke er på lager, og lageret vil hele tiden være ajourført. Du undgår også, at en vare kommer i restordre, og du kan nemt bestille nye varer fra leverandøren, hvis der f.eks. kun er 20 stk. tilbage af en bestemt vare.
Indkøbet hos leverandørerne kan også klares direkte i lagersystemet, så du kan sende dine bestillinger til leverandørerne – på forskellige varer. Lagerstyringssystemer tilbyder en strømlinet proces og sørger for logistikken samt styringen heraf.
Hvor skal jeg starte?
Der er rigtig mange forskellige systemer, der kan optimere og digitalisere processer, når det kommer til økonomi.
Vi forstår 100 %, at det kan virke som en uoverskuelig proces, og det kan være svært at vide, hvor du skal starte.
Derfor er DigiMatcher bl.a. sat i verden, hvor vi ønsker at hjælpe virksomheder med at finde rundt i digitaliseringsjunglen. Vi lover at guide dig og finde frem til lige præcis de systemudbydere, der passer til netop din virksomheds behov.
Behovsanalysen er gratis for dig at benytte, så svar på nogle spørgsmål om dine behov, og så tager vi en snak om, hvordan vi bedst kan hjælpe dig, så du kan optimere dit regnskabssetup.